الفريق

يضم قسم الفريق كل شخص يعمل في شركتك، مرة واحدة. يحمل سجل العضو هويته وطريقة الوصول إليه والأقسام التي ينتمي إليها، وعندما يسجل الدخول، الأدوار التي يحملها. والأدوار هي التي تقرر أي التطبيقات يفتحها الشخص وما يحق له فعله فيها.

لا يحتاج العضو إلى حساب دخول بالضرورة. فالحارس الذي يتصل به الضيوف، أو الشخص الذي يظهر على موقعك الإلكتروني، يمكن أن يكون على القائمة دون أن يفتح لوحة الإدارة يوماً. أما ملاك العقارات فليسوا أعضاء في الفريق: لهم سجلاتهم الخاصة ومساحتهم الخاصة.

أعضاء الفريق

افتح الفريق > أعضاء الفريق لرؤية القائمة. لسجل العضو أربعة أقسام: الشخص والتفاصيل والعملاء المحتملون والوصول، متتالية في صفحة واحدة عند الإضافة أو التعديل، وتبويبات عند القراءة فقط. وتعرض إضافة شخص الأقسام نفسها، فتمنحه أدواره وتدعوه في حفظ واحد.

رشّح القائمة حسب القسم أو الدور أو حالة تسجيل الدخول أو نوع العلاقة أو النشاط، وابحث بالاسم أو بالبريد الإلكتروني الكامل. يضيف الأعضاء ويحررهم من يتضمن دوره إدارة الفريق (أدوار المسؤول الأعلى والمسؤول والمدير افتراضياً). العضو الذي يملك حساب دخول، أو لديه دعوة بانتظار القبول، لا يُحذف أبداً: بل تحدده كمغادر.

الدعوات وتسجيل الدخول

يعرض قسم الوصول في سجل العضو حالة تسجيل دخوله: لا شيء، أو دعوة بانتظار القبول حتى انتهاء صلاحيتها، أو يمكنه تسجيل الدخول، أو معطّل. ويعرض أيضاً أدواره ومفتاح يمكنه تسجيل الدخول والتطبيقات التي تفتحها تلك الأدوار. لا يغيّره إلا من يتضمن دوره إدارة المستخدمين (دورا المسؤول الأعلى والمسؤول افتراضياً)؛ ويراه الآخرون للقراءة فقط، وحفظ بقية السجل لا يمسه أبداً.

لمنح شخص حساب دخول، اختر أدواره في قسم الوصول، عند إضافته أو لاحقاً، واحفظ: يرسل الحفظ الدعوة. اترك الأدوار فارغة لإضافة شخص دون دعوته. وما دامت الدعوة بانتظار القبول، تظهر أدوارها هناك: تغييرها يرسل دعوة جديدة مكانها، وإرسال الدعوة مرة أخرى يعيد إرسالها كما هي. ويؤدي زر دعوة لتسجيل الدخول في أعلى السجل الأمر نفسه من صفحة خاصة به. القواعد:

• تُرسل الدعوة بالبريد الإلكتروني إلى عنوان العضو. وهي صالحة 72 ساعة وتعمل مرة واحدة. ولا ترى الرابط بنفسك أبداً.
• لا يمكنك منح إلا الأدوار التي تحملها أنت. إن لم تكن مسؤولاً أعلى، تتوقف الأدوار المعروضة عند صلاحياتك: فالمسؤول مثلاً لا يمنح دور المسؤول الأعلى ولا دور المدير، ولا أي دور يفتح قائمة المالية.
• يطلب القبول كلمة مرور فقط (12 حرفاً على الأقل). ثم يُسجَّل دخول الشخص ويُنقل إلى التطبيق الذي تفتحه أدواره.
• من تفتح أدواره تطبيق العمليات وحده يقبل الدعوة على عنوان تطبيق العمليات، الذي يمكن الوصول إليه من أي مكان.
• يمكنك إرسال الدعوة مجدداً أو إلغاؤها من سجل العضو.

تغيير أدوار شخص أو تسجيل دخوله، والدعوة مع أدوار، يطلب رمزاً حديثاً من تطبيق المصادقة (انظر الأمان). وأي تغيير في الدور أو تسجيل الدخول ينهي جلسات ذلك الشخص الأخرى، فتسري الصلاحيات الجديدة فوراً.

المغادرة والعودة

تحديد كمغادر يجعل العضو غير نشط، وفي الخطوة نفسها:

• يخفي ملفه الشخصي على الموقع الإلكتروني؛
• يعطّل تسجيل دخوله وينهي جلساته؛
• يلغي الدعوة التي كانت بانتظار القبول؛
• يزيله من بيوت العطلات التي كان جهة الاتصال لها، ومن مهامه المفتوحة وعملائه المحتملين المفتوحين، ويخبرك بعدد كل منها.

تحديد كعائد إلى العمل يعيد الشخص نشطاً. يبقى تسجيل دخوله معطّلاً حتى يفعّله أحد. يُسجَّل الإجراءان في سجل التدقيق. آخر مسؤول أعلى نشط لا يمكن تحديده كمغادر، ولا يمكن تعطيل تسجيل دخوله.

الأدوار والصلاحيات

افتح الفريق > الأدوار. لا تُمنح الصلاحيات لشخص مباشرة أبداً، بل من خلال الأدوار فقط. توجد ستة أدوار نظام في كل شركة لا تُحذف أبداً. دورا المسؤول الأعلى والمسؤول ثابتان؛ والأربعة الأخرى لكم أن تعدّلوها:

تُفتح قائمة المالية (نظرة عامة ودفتر الأستاذ العام ومبيعات العقارات وإيجارات العقود وبيت عطلات ورسوم الصيانة) للأدوار التي تحمل صلاحية رؤيتها: دورا المسؤول الأعلى والمدير افتراضياً. ومن دونها تُفتح دفعة الإيجار من عقدها ورسوم الصيانة من أمرها، لمن يعمل عليهما.

افتح أي دور لترى ما يتيحه: صلاحياته مربعات اختيار في كتلة لكل مجال، مع الكل ولا شيء للمجال. غيّرها واحفظ: هكذا يُعدَّل كل دور عدا دوري المسؤول الأعلى والمسؤول. ودور النظام الذي عدّلته يظهر بعبارة “نظامي، معدَّل” ويحتفظ باختيارك عبر التحديثات؛ ويعيد إعادة إلى الوضع القياسي في قائمة الأدوار صلاحيات المنتج. والدور الذي يحمل صلاحيات لا تحملها أنت يعرضها للقراءة فقط. وكل دور عدا العمليات يفتح لوحة الإدارة.

إلى جانب هذه الأدوار، ينشئ من يتضمن دوره إدارة الأدوار (دورا المسؤول الأعلى والمسؤول افتراضياً) أدواراً مخصصة:

• اختر الصلاحيات مجمّعة حسب المجال (الاستفسارات، عقود الإيجار، الصيانة، المسارات، وغيرها). لا تُعرض إلا صلاحيات الميزات التي تملكها شركتك، والتي تحملها أنت. والصلاحيات التي يحملها الدور فعلاً تبقى معروضة دائماً، فلا يسقط شيء بصمت.
• أعد تسمية الدور المخصص أو احذفه. الدور الذي ما زال مسنداً إلى شخص، أو تعرضه دعوة بانتظار القبول، لا يمكن حذفه.
• انسخ الأدوار المحددة ينسخ دوراً كنقطة بداية. ونسخة المسؤول الأعلى لا تتضمن حق إغلاق الحساب.

ما لا يستطيعه إلا المسؤول الأعلى: إغلاق الحساب (لا يمكن لأي دور مخصص أن يحمل هذا الحق)، وحمل كل الصلاحيات دفعة واحدة. وتحتفظ شركتك دائماً بمسؤول أعلى نشط واحد على الأقل: سحب الدور من آخر مسؤول أعلى، أو تعطيل تسجيل دخوله، أو تحديده كمغادر، مرفوض.

أياً كان الدور، فالشخص الذي لا يملك صلاحية رؤية كل العملاء المحتملين لا يرى إلا المسندين إليه، ومدير القسم يرى عملاء قسمه المحتملين.

الأقسام

افتح الفريق > الأقسام. القسم هو تجميعك الخاص للأشخاص، مثل المبيعات أو التأجير أو العمليات: اسم بالإنجليزية والعربية، وهل هو نشط، وترتيبه. ينتمي العضو إلى أي عدد من الأقسام. ولكل قسم مدير اختياري، ويمكن توجيه الاستفسارات الجديدة إلى قسم عند تفعيل التوزيع. تبدأ شركتك ببضعة أقسام مهيأة لمنطقتها؛ وما تغيّره لا يُستبدل أبداً.

في سجل كل عضو، يقول قسم العملاء المحتملون هل يستقبل عملاء محتملين جدداً، وكم كحد أقصى، وحتى متى هو غائب.

المسميات الوظيفية

افتح الفريق > المسميات الوظيفية. المسمى الوظيفي اسم بالإنجليزية والعربية، وهل هو قيد الاستخدام، وترتيبه (اسحب الصفوف). اختر واحدًا في سجل العضو: يعرض فريق الموقع والواجهة البرمجية اسمه باللغة المطلوبة. وتغيير اسم المسمى يغيّره لكل من يحمله؛ والمسمى الذي لم يعد قيد الاستخدام لا يُعرض للاختيار لكنه يبقى لدى من يحملونه. وقد صارت المسميات التي كانت لدى الأشخاص عناصر في القائمة. والمسمى لا يمنح شيئًا: فما يحق للشخص فعله تحدده أدواره دائمًا.

أوقات العمل

افتح الفريق > ساعات العمل لضبط أيام عمل الشركة وساعات يوم العمل وعطلاتها. تحتسب أهداف الرد الأول على الاستفسارات دقائق العمل فقط وتتخطى العطلات. يبدأ أسبوع العمل بقيم منطقتك ويحتفظ بما تغيّره.

الفريق على الموقع الإلكتروني

تعرض بعض الشركات فريقها على موقعها الإلكتروني. افتح الإعدادات > الشركة > الملف الشخصي على الموقع الإلكتروني لإدارة ما يعرضه الموقع عن كل شخص: صورة، ونبذة بكل لغة، وأي جهات اتصاله تظهر للعموم (الهاتف وWhatsApp والبريد، لكل منها مفتاحه)، وترتيبه على الصفحة، وموافقته. أما الأشخاص أنفسهم، أسماؤهم وجهات اتصالهم، فيبقون في قائمة أعضاء الفريق.

الأسماء والصور وبيانات الاتصال بيانات شخصية، لذا فالقواعد صارمة:

• لا يمكن إظهار ملف شخصي حتى تُسجَّل موافقة الشخص: علامة، وملاحظة تقول كيف وافق، واسمك والوقت، تُحفظ مع الملف.
• تحديد سحب الشخص موافقته يخفي الملف فوراً.
• لا يستقبل موقعك إلا الملفات النشطة والظاهرة والمُوافَق عليها، ولا يستقبل من جهات الاتصال إلا ما كان مفتاح “الإظهار للعموم” فيه مفعّلاً. ومن غادر لا يُرسل أبداً.
• تُسجَّل تغييرات الموافقة في سجل التدقيق.

لا توجد هذه الشاشة إلا عندما تتضمن خطتك الفريق على الموقع الإلكتروني. أما قائمة أعضاء الفريق فموجودة في كل الأحوال.

تطبيق العمليات

تطبيق العمليات مخصص لمن يديرون بيوت العطلات والصيانة ميدانياً: وصول اليوم ومغادراته، وبيانات اتصال ضيف الحجز وملاحظاته، وتسجيل الوصول والمغادرة بالصور والملاحظات وقرار التأمين، والمهام وأوامر الصيانة والفحوصات. وهو مبني للهاتف ويمكن تثبيته من المتصفح؛ وعلى الحاسوب المحمول، يعرض افتح على هاتفك عنوانه كرمز QR.

• يعمل على <company>.operations.majali.app، أو على نطاقك الخاص إن أضفته في شاشة النطاقات.
• له صفحة تسجيل دخول خاصة للحساب نفسه، بكلمة المرور نفسها وقفل المحاولات نفسه والخطوة الثانية نفسها. ولا يدخل إلا من تفتح أدواره التطبيق.
• يمكن الوصول إليه من أي مكان، حتى عندما تكون لوحة إدارتك مقيدة بشبكاتك الخاصة (انظر الأمان).
• من يفتحون التطبيقين ينتقلون من لوحة الإدارة إليه عبر تطبيق العمليات في الترويسة، دون تسجيل دخول مجدداً.
• يرى الشخص البيوت التي هو جهة اتصال العمليات لها. ويرى أصحاب أدوار المدير والمسؤول الأعلى والمسؤول، وأي دور يحمل صلاحية رؤية كل البيوت، البيوت كلها. وحساب الدخول الذي لا عضو له لا يرى شيئاً.
• تدوم الجلسة في التطبيق 8 ساعات دون نشاط، أي مناوبة ميدانية، و12 ساعة في المجمل.
• الصور (عند تسجيل الوصول أو المغادرة، وفي أمر الصيانة، وفي منطقة الفحص) تُلتقط بالكاميرا أو تُختار من الهاتف، حتى عشر صور في المرة، وتظهر صورًا مصغّرة يمكن إزالتها قبل الإرسال. وتُضاف المهام من المهام بزر إضافة.

دور النظام “العمليات” يفتح التطبيق وحده. أما أدوار المدير والمسؤول الأعلى والمسؤول فتفتح التطبيقين.