إدارة العملاء

قسم إدارة العملاء هو حيث تتحول الاستفسارات إلى أعمال. يضم العملاء المحتملين والصفقات (قائمةً أو لوحة) والمعاينات وبيانات الاتصال والمهام. أما القوائم التي يعتمد عليها (الخدمات، التوزيع، إعدادات التوزيع، المسارات، أسباب الخسارة، إصدارات الموافقة) فتجدها في الإعدادات، إدارة العملاء. وتجمع صفحة “أعمالي” في أعلى الشريط الجانبي ما على كل شخص إنجازه اليوم.

العملاء المحتملون

العميل المحتمل هو استفسار. ويصل بإحدى طريقتين:

• من موقعك الإلكتروني. أي نموذج على موقعك يرسل عميلاً محتملاً: طلب إقامة، طلب معاينة، استفسار شراء أو بيع، سؤال عام. يسمّي النموذج الخدمة التي يطلبها، وتصل أسئلته الخاصة (التواريخ، الضيوف، الميزانية، أي شيء) كإجابات تظهر على صفحة العميل المحتمل.
• من التطبيق. يستخدم الموظفون الذين يملكون صلاحية الإضافة زر إنشاء عميل محتمل في قائمة العملاء المحتملين لتسجيل استفسار ورد بالهاتف أو في المكتب أو بالبريد: طريقة وصوله (هاتف أو زيارة مباشرة أو بريد إلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي أو بوابة عقارات أو WhatsApp أو إحالة أو غير ذلك)، والخدمة واختيار الشخص، والوحدة، وبريداً إلكترونياً أو هاتفاً، مع تأكيد إبلاغ الشخص بإشعار الخصوصية. يكون العميل المحتمل لك افتراضياً، وتُحتسب المكالمة التي جلبته رداً أول.

يحتفظ كل عميل محتمل بمرجعه، والخدمة، والنموذج والصفحة اللذين أتى منهما، والإعلان الذي يخصه، واللغة، والرسالة، وبيانات الاتصال، وإثبات الموافقة (إصدار النص، ووقته، ولغته). وإذا احتفظ موقعك بالحملة، تعرض صفحة العميل المحتمل أيضًا الحملة التي أتت منها الزيارة: مصدر عنوان الصفحة ووسيطه وحملته. والعميل المحتمل الذي تكون خدمته طلب إدراج (مالك يعرض عقاره) هو طلب إدراج عقار؛ وتفصل شاشة العملاء المحتملين بين الاستفسارات وطلبات إدراج العقارات بمرشّح.

القنوات

يُحتسب كل عميل محتمل ضمن القناة التي جاء منها، وتُحفظ معه منذ وصوله:

• للعميل المحتمل الذي أنشأه موظفوك: طريقة وصوله، هاتف أو زيارة مباشرة أو بريد إلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي أو بوابة عقارات أو WhatsApp أو إحالة أو غير ذلك؛
• للعميل المحتمل الوارد من الموقع: حملته والموقع الذي جاءت منه الزيارة، مساعدات الذكاء الاصطناعي (ChatGPT وPerplexity وGemini وأمثالها) أو وسائل التواصل الاجتماعي أو محركات البحث أو بوابات العقارات أو البريد الإلكتروني؛ أو حملة أخرى؛ وإلا فـالموقع، مباشرةً؛
• العميل المحتمل الذي يرسله نظام آخر، في قناة وحده.

تعرض صفحة العميل المحتمل قناته، وتصفّي قائمة العملاء المحتملين بحسبها. لا تذكر تطبيقات مثل WhatsApp من أين جاءت الزيارة، لذا أضف حملة إلى الروابط التي تشاركها لتمييزها، مثل ?utm_source=instagram&utm_medium=bio.

قائمة العملاء المحتملين

يبدأ رأس القائمة بقائمة الخدمة (كل الخدمات، أو إحدى خدماتك) قبل البحث؛ واختيار إحداها يُبقي عوامل التصفية الأخرى. فوق الجدول، شريط يعرض عملاءك المحتملين بحسب الحالة، بألوان تسمياتها، ثم الأرقام المهمة الآن: كل العملاء المحتملين، والواردة اليوم (مقارنةً بالأمس)، وآخر 7 أيام (مقارنةً بالسبعة السابقة)، والتي بانتظار الرد، والمسندة إليك، والجديدة بلا مسؤول إن كنت ترى كل العملاء المحتملين. تفتح كل حالة وكل رقم القائمة مصفّاةً بعملائها المحتملين؛ وتعرض لوحة المعلومات من أين جاء عملاؤك المحتملون. والنقر في أي مكان من الصف يفتح العميل المحتمل. تعرض القائمة 25 عميلًا محتملًا في الصفحة، مع أرقام الصفحات في أسفلها.

صفحة العميل المحتمل

تضع صفحة العميل المحتمل ما تفعله في الأعلى وما تقرؤه في الأسفل. تعرض البطاقة العلوية الشخص وحالته وقناته ووقت تواصله؛ وطرق الوصول إليه (اتصال وWhatsApp وبريد إلكتروني عندما يحق لك رؤية بيانات الاتصال)؛ والحالة ومن يتولى العميل المحتمل، وتغيّرهما في مكانهما (يُحفظان فوراً)؛ والوقت المتبقي للرد الأول، أو مقدار التأخر. وتبدأ أزرارها بالزر المناسب لمرحلة العميل المحتمل: تسجيل المكالمة ما دام ينتظر الرد الأول، وتحديد اجتماع بعد التواصل، وإنشاء صفقة بعد التأهيل؛ ثم الأزرار المعتادة، والباقي تحت زر ⋯. وتُفتح الصفحة على نظرة عامة: ما طلبوه (الخدمة واختياراتهم والرسالة والوحدة)، وأسئلة الخدمة نفسها وإجاباتها، والمتابعة التالية وأحدث نشاط، والشخص (أدواره وعملاؤه المحتملون الآخرون)، ومن أين جاء العميل المحتمل. ثم تأتي التفاصيل بما لا تعرضه النظرة العامة: السجل (المرجع واللغة وطريقة الوصول وعميل محتمل سابق يكرره)، والموافقة المعطاة، والرد الأول والتوجيه. ثم القوائم.

تُفتح النماذج الصغيرة في نافذة فوق الصفحة التي أنت فيها: تسجيل نشاط، وإضافة متابعة، وتحديد اجتماع، وإضافة مستند، وفي الصفقة نقلها أو تحديدها رابحة أو خاسرة أو التخطيط لمعاينة. وإذا نقص شيء تذكره النافذة؛ وبعد الحفظ تتحدث الصفحة مع رسالة التأكيد.

الخدمات

الخدمات هي ما يطلبه الناس. تحتفظ شركتك بقائمتها في الإعدادات، إدارة العملاء، الخدمات: مفتاح يثبت بعد الحفظ (لأن موقعك يرسله)، واسم بكل لغة، وترتيب، ونوع: enquiry أو listing_request. والعميل المحتمل المرسل بمفتاح غير موجود في القائمة يُحفظ أيضاً؛ ويظهر بأنه خارج القائمة حتى يضيف أحدهم الخدمة.

ويمكن أن تكون للخدمة خيارات شركتك للسؤالين اللذين يطرحهما موقعك بعدها: كيف يمكننا مساعدتك؟ وتحت كل إجابة خططك. أضفها في صفحة الخدمة، تحت الخيارات على الموقع: اسم بكل لغة، والخيار من المستوى الأول الذي يندرج تحته (فارغ لإجابة عن كيف يمكننا مساعدتك؟)، واللوحة ومرحلة البداية اللتان يذهب إليهما عملاؤه المحتملون، ونوع العرض الذي يعنيه إن كانت الخدمة طلب إدراج. يعرض موقعك السؤالين من هذه القائمة ويرسل الإجابات، وتعرضها صفحة العميل المحتمل بأسمائها. ولأن الخيار يحدد نوع العرض، لا يرسل المالك البيع وإدارة بيت العطلات معاً أبداً.

المستندات على العميل المحتمل

يرفع زر إضافة مستند على العميل المحتمل ملف PDF أو صورة (15 ميغابايت كحد أقصى) من أحد أنواع مستنداتك، وتأتي أولاً الأنواع التي تطلبها لوحته: توقعات مالية، أو اتفاقية موقّعة. يُفحص الملف ثم يُحفظ في مساحة تخزين شركتك مع العميل المحتمل. ويعرض تبويب المستندات ما أُضيف وما لا تزال لوحته تنتظره. ولا يُفتح الملف إلا لمن يرى العميل المحتمل بعد خطوة التحقق الثانية، ويُسجَّل كل فتح. وتذهب الملفات مع العميل المحتمل عند محوه أو إخفاء هويته.

الحالة

تبيّن الحالة ما إذا كان أحد قد رد، لا مدى تقدم الصفقة؛ فذلك شأن الصفقات (انظر أدناه).

الإسناد والتوزيع

يُسند العميل المحتمل إلى عضو فريق واحد يرى دوره العملاء المحتملين، يدوياً أو بالتوزيع. ويبقى التوزيع متوقفاً حتى تفعّله شركتك في إعدادات التوزيع، بعد أن يكون في الأقسام أشخاص، ويُعيَّن المديرون، وتُدخل ساعات العمل والعطلات.

مع تفعيل التوزيع، يذهب العميل المحتمل الجديد إلى قسم أول قاعدة فعّالة، بترتيبك، تتطابق كل شروطها المملوءة معه (الخدمة، نوع الإعلان، المنطقة، اللغة)، وإلا فإلى القسم الاحتياطي. وفي ذلك القسم يحصل عليه العضو الذي يستلم العملاء المحتملين، وليس في إجازة، ولم يبلغ حده، وله أقل عدد من العملاء المحتملين المفتوحين؛ وإن لم يكن أحد مؤهلاً ينتظر العميل المحتمل في طابور القسم، حيث يستلمه الأعضاء بزر “استلم” من أعمالي. ويحوي قسم العملاء المحتملين لكل عضو خيار “يستلم العملاء المحتملين”، والحد، و”في إجازة حتى”. ولا يضيّع التوزيع عميلاً محتملاً أبداً: أي عطل يتركه محفوظاً وبانتظار التوزيع.

أوقات الرد الأول

لكل عميل محتمل مُسند هدف للرد الأول، يُحتسب بدقائق العمل من ساعات عمل شركتك وعطلاتها: العميل المحتمل الوارد مساء الجمعة يُستحق صباح الاثنين. والرد الأول هو مكالمة أو اجتماع أو رسالة أو بريد يُسجَّل، أو نقل الحالة من جديد، أو إنجاز مهمة تخص العميل المحتمل. ويُوقَّت عند تسجيله، فلا يتجاوز التأريخُ الرجعي الهدفَ أبداً.

كل خمس دقائق، يعود العميل المحتمل الذي تجاوز هدفه إلى الطابور وإلى شخص لم يستلمه من قبل، حتى حد إعادة التوزيع في شركتك، ثم يُصعَّد مرة واحدة إلى مديري القسم.

من يرى العميل المحتمل، والإخفاء

لا يرى الوكلاء إلا عملاءهم المحتملين. ويرى مدير القسم كل عملاء قسمه المحتملين. ويرى أصحاب أدوار المدير والمسؤول الأعلى والمسؤول الجميع.

على العملاء المحتملين الذين لا تملكهم، يُخفى البريد والهاتف جزئياً، مثل s***@gmail.com أو +971 5X XXX XX12، ما لم يسمح دورك بعرض البيانات كاملة. وتظهر البيانات الكاملة على صفحة عملائك المحتملين. ويُسجَّل كل عرض كامل لعميل محتمل يخص شخصاً آخر. والبحث بالبريد أو الهاتف بحث مطابق: اكتب العنوان أو الرقم كاملاً.

من يعدّل العميل المحتمل

يعدّل العميلَ المحتمل الشخصُ الذي يتولاه، وأيُّ أحد ما دام لا يتولاه أحد، ومديرو قسمه، ومن يسمح دورهم بتعديل العملاء المحتملين الذين يتولاهم غيرهم (أدوار المسؤول الأعلى والمسؤول والمدير افتراضياً). أما غيرهم ممن يرونه، بصلاحية رؤية كل العملاء المحتملين، فيرونه للقراءة فقط: لا تغيير للحالة ولا لمن يتولاه، ولا نشاط ولا متابعة، ولا صفقة ولا عقد إيجار ولا إعلان منه.

لا توجد أقفال للتعديل. فإن غيّر أحدٌ حالة العميل المحتمل أو من يتولاه بعد أن فتحت صفحته، يُرفض حفظك مع بيان من غيّره ومتى، وتعرض الصفحة العميل المحتمل كما هو الآن. ويُعلَّم التغيير الذي يجريه شخص غير متوليه في السجل الزمني وفي سجل التدقيق. ولا تخضع أنظمة شركتك نفسها، عبر واجهة البرمجة، لهذه القاعدة.

يحتاج تصدير العملاء المحتملين إلى ملف CSV إلى صلاحية خاصة، ولا يضم إلا الصفوف التي يحق لك رؤيتها، ويُنزَّل عبر رابط صالح 15 دقيقة.

الاستفسارات المتكررة والموافقة والرسائل غير المرغوب فيها

• العميل المحتمل الجديد الذي له البريد أو الهاتف نفسه لعميل محتمل من آخر 30 يوماً يُربط به ويظهر كاستفسار متكرر. ولا يُدمج العملاء المحتملون تلقائياً أبداً.
• يحمل كل عميل محتمل من الموقع موافقة: إصدار نص الخصوصية الذي قبله الشخص، ومتى، وبأي لغة. وتُحفظ إصدارات الموافقة في الإعدادات، إدارة العملاء، إصدارات الموافقة؛ ويُرفض الاستفسار اليدوي ما لم يوجد إصدار حالي.
• تُفحص نماذج الموقع قبل حفظ أي شيء: تحدي Turnstile، وحقل خفي للفخ، وحدود للمعدل. والإرسال الذي يفشل لا يُحفظ أبداً. وما يتسلل رغم ذلك، ضع حالته غير مرغوب فيه.
• يُعلَن عن العملاء المحتملين الجدد داخل التطبيق: عدّاد بجانب العملاء المحتملين في الشريط الجانبي، وقائمة ما يحتاج إلى انتباه في لوحة المعلومات. ولا تذكر رسائل البريد العميل المحتمل إلا بمرجعه، ويختارها كل شخص من الإشعارات في قائمة حسابه.
• العملاء المحتملون الذين لا نشاط عليهم طوال فترة الاحتفاظ في شركتك (24 شهراً افتراضياً) تُحذف هويتهم تلقائياً: تُمسح الحقول الشخصية ونصوص السجل الزمني والمهام، ويبقى العميل المحتمل محسوباً.

بيانات الاتصال

جهة الاتصال سجل واحد لكل شخص، مهما كان ما جلبه: استفسار، سجل مالك، إقامة، عقد إيجار، صفقة. ويجد العميل المحتمل أو المالك أو الإقامة الجديدة الشخص بالبريد أولاً ثم بالهاتف (البريد لشخص واحد؛ أما الهاتف فقد يكون مشتركاً)، وإلا أنشأ سجلاً جديداً. ولا يُستبدل أي شيء موجود في السجل. وتُقرأ أدوار الشخص (مستفسر، مالك، ضيف، مستأجر، عميل مرتقب) من سجلاته.

قائمة بيانات الاتصال مخفية جزئياً، والبحث مطابق: بريد، أو هاتف، أو مرجع جهة اتصال أو عميل محتمل (CT-XXXXXXXX). وتبدأ صفحة جهة الاتصال ببطاقة رأس: الاسم والمرجع واللغة، والأدوار، وآخر نشاط، وطرق التواصل (اتصال أو WhatsApp أو بريد، أو مخفية جزئياً مع رابط الرمز الجديد)، وسجّل نشاطاً وأضف متابعة. وتحتها تعرض الصفحة سجلاتها ومتابعاتها المفتوحة وسجلها الزمني. ويظهر البريد والهاتف كاملين لأشخاص عملائك المحتملين؛ وغير ذلك يحتاج إلى صلاحية العرض الكامل ورمز حديث، ويُسجَّل كل عرض. ولا ترى في السجل الزمني للشخص إلا مدخلات السجلات التي يحق لك فتحها.

تصحيح البريد أو الهاتف. في صفحة الشخص، يغيّر من يملك صلاحية تعديل جهات الاتصال ويرى بيانات الشخص كاملة (أشخاص عملائه المحتملين، أو أي شخص بعد رمز جديد) بريدَه وهاتفه إلى جانب اسمه ولغته. ويُرفض البريد الذي يملكه شخص آخر، لأن البريد الواحد لشخص واحد، ويبقى للشخص بريد أو هاتف. ويُسجَّل التغيير في سجل التدقيق بأسماء الحقول فقط. ولا تتغير أبدًا نسخة الاستفسار مما استلمه، وهي إثبات موافقته.

المهام والأنشطة

لكل عميل محتمل وجهة اتصال ومالك وصفقة سجل زمني، الأحدث أولاً. يعرض ما سجلته وما حدث تلقائياً: الاستلام، الإسناد، تغييرات الحالة، الدخول في الطابور، إعادة التوزيع، التصعيد، إنجاز المهام، مع من ومتى.

• سجّل نشاطاً يسجل ملاحظة أو مكالمة أو اجتماعاً أو رسالة أو بريداً، لا يؤرَّخ في المستقبل أبداً، مع خطوة تالية اختيارية تصبح مهمة. وعلى عميل محتمل أو صفقة في لوحة لها قائمتها الخاصة (انظر المسارات)، يعرض “ما حدث” تلك القائمة بدلاً منها.
• تحديد اجتماع على العميل المحتمل يفتح “أضف متابعة” ونوعها اجتماع.
• أضف متابعة يخطط مهمة: النوع (follow_up أو call أو meeting أو other)، والأولوية (عادية أو عاجلة)، والعنوان، والملاحظة، ويوم الاستحقاق (يُفتح تقويم)، ووقت الاستحقاق إن كان مهماً، ويُكتب بصيغة 00:00 مع ص أو م، والمُسند إليه.

المهام قائمة واحدة للمتابعات ولتسجيل الوصول والمغادرة في بيوت العطلات. ترى مهامك والمهام التي أسندتها إلى غيرك؛ وتعرض صلاحية رؤية الكل مهام الجميع. ويحصر مرشّح لمن القائمة في مهامك أو في التي أسندتها. وتأتي المهام العاجلة أولاً. ويوجد زرا “حدّد كمنجز” و”أعد الفتح” على صفحة المهمة. والإجراء التالي للعميل المحتمل هو أقرب مهمة مفتوحة له: تعرض قائمة العملاء المحتملين نوعها وتاريخها، ويجد مرشّح العملاء المحتملين المفتوحين الذين لا إجراء تالياً لهم.

يبدأ رأس قائمة المتابعات بقائمة النوع (كل الأنواع، أو أحدها). انقر على متابعة أو معاينة في أي مكان (قائمة، تبويب سجل، أعمالي) لتعديلها في نافذة فوق الصفحة التي أنت فيها؛ ويعيد حفظ هناك تحميل الصفحة، ويفتحها النقر مع Ctrl أو افتح الصفحة كاملة وحدها. ويعرض عمود مرتبط بـ عدد السجلات التي تخصها المهمة: انقر عليه، أو على سهم الصف، لتظهر تحت الصف، لكل منها مرجعه واسمه وعين لعرضه السريع. وتبدأ قائمة بيانات الاتصال بقائمة الدور وتعرض أدوار كل شخص. فوق قائمة المتابعات، شريط يعرض متابعاتك بحسب الحالة (مفتوحة، تمت) بألوان تسمياتها، ثم كل المتابعات، ومن المفتوحة: المتأخرة، والمستحقة اليوم، والمستحقة في الأيام السبعة القادمة، والعاجلة، والمسندة إليك. يفتح كل منها القائمة مصفّاةً به.

الصفقات والمسارات والمراحل

الصفقة هي عمل شخص ما يتحرك عبر مسار. لها مرجع (DL-XXXXXXXX)، ومسار ومرحلة، والشخص، والوحدة، والمالك، ومن يتولاها، والقسم، وقيمة وعملة، وعمولة، واحتمال (احتمال مرحلتها ما لم تحدد غيره)، وإغلاق متوقع، وملاحظات. عند إضافة صفقة أو عقد إيجار، يُختار الشخص ولا يُكتب: ابحث في الأشخاص الذين يحق لك رؤيتهم بالاسم أو البريد أو الهاتف أو المرجع (يظهر كل منهم باسمه ومرجعه وأدواره، دون بريد أو هاتف)، أو اضغط أضف شخصاً لإدخال اسم مع بريد أو هاتف؛ فيُعثر على الشخص بالبريد ثم بالهاتف، أو يُنشأ، ويُختار لك. ومن عميل محتمل أو صفقة، يبدأ الحقل بشخصها.

يفتح زر “أنشئ صفقة” على العميل المحتمل نموذج الصفقة مملوءاً من شخصه ووحدته واللوحة التي توجّهه إليها إجاباته؛ وتحتفظ الصفقة بالعميل المحتمل الذي أتت منه، ولا تتغير حالته. وتعرض صفقة الإيجار زر “أنشئ عقد إيجار”؛ وتعرض صفقة الملّاك التي أتت من طلب إدراج زر “أنشئ إعلاناً” عبر ذلك العميل المحتمل. وتعرض صفقة الملّاك أيضاً زر “إنشاء المالك”: يُفتح نموذج المالك مملوءاً من شخص الصفقة (بريده وهاتفه وفق القاعدة المعتادة لرؤية بيانات اتصال الشخص)، ويُربط المالك بالصفقة عند حفظه. وإذا وُجد مالك بذلك البريد من قبل، تُربط الصفقة به بدلاً من ذلك. ثم تُطلب مستندات المالك من صفحته (انظر إدارة الأملاك).

تنتقل الصفقة بين المراحل في أي اتجاه بزر “انقل” على صفحتها؛ ويُحفظ كل انتقال مع وقته ومن أجراه. وتتبع حالتها (مفتوحة، رابحة، خاسرة) نوعَ مرحلتها. والربح أو الخسارة هو الانتقال إلى مرحلة رابحة أو خاسرة؛ ويمكن للصفقة الخاسرة الاحتفاظ بسبب من قائمتك. ويحذّر مجالي ولا يرفض أبداً: لا قيمة، لا سبب، صفقة إيجار رابحة بلا عقد إيجار، صفقة مغلقة أُعيد فتحها.

يرى كل من يملك صلاحية رؤية الكل كل الصفقات؛ ويرى الآخرون الصفقات التي يتولونها وصفقات الأقسام التي يديرونها. وتتبع المعاينات صفقتها.

تُفتح صفحة الصفقة على بطاقة من النوع نفسه الذي في صفحة العميل المحتمل: عنوانها وحالتها ومسارها ومرحلتها، وقيمتها وموعد إغلاقها المتوقع، وطرق الوصول إلى شخصها، ومن يتولاها، وهل تأخرت أو بقيت دون حركة. وتبدأ أزرارها بـنقل ما دامت مفتوحة (وإنشاء عقد إيجار بعد ربح صفقة تأجير)، ثم تحديدها رابحة أو خاسرة، والتخطيط لمعاينة، وتسجيل نشاط، وإضافة متابعة؛ والباقي تحت ⋯. وتغيّر من يتولاها وقسمها في البطاقة مباشرة. وتبقى تفاصيلها في الأسفل للتعديل. وفي صفقة البيع أو التأجير يكون المالك مالك العقار المختار: اختر العقار فيظهر مالكه فوراً؛ ولا تملك اختيار المالك إلا الصفقة التي تجلب مالكاً جديداً.

فوق قائمة الصفقات ولوحتها، شريط يعرض صفقاتك بحسب الحالة (مفتوحة، رابحة، خاسرة) بألوان تسمياتها، ثم كل الصفقات، وقيمة الصفقات المفتوحة، والصفقات الرابحة هذا الشهر (مقارنةً بالأيام نفسها من الشهر الماضي، مع القيمة الرابحة)، ونسبة الربح في آخر 90 يومًا، والصفقات المفتوحة المسندة إليك. يفتح كل منها طريقة العرض التي أنت فيها مصفّاةً به (وتفتح الصفقات الرابحة والخاسرة القائمة، لأن اللوحة تعرض المفتوحة وحدها).

يُنشئ التصدير إلى Excel في قائمة الصفقات (بصلاحية تصدير التقارير) مصنّفًا في الخلفية ويضعه في التنزيلات: ورقة لكل مسار بالصفقات التي يحق لك رؤيتها، وورقة ملخص بعدد الصفقات وقيمتها في كل مرحلة. وتُخفى جزئيًا بريد الأشخاص وهواتفهم ما لم تكن لك أو يحق لك رؤيتها.

من يعدّل الصفقة أو المعاينة

يعدّل الصفقةَ الشخصُ الذي يتولاها، وأيُّ أحد ما دام لا يتولاها أحد، ومديرو قسمها، ومن يسمح دورهم بتعديل الصفقات التي يتولاها غيرهم (أدوار المسؤول الأعلى والمسؤول والمدير افتراضياً). أما غيرهم ممن يرونها فيرونها للقراءة فقط: لا تعديل ولا نقل، ولا نشاط ولا متابعة، ولا معاينة ولا عقد إيجار ولا مالك منها، وتبقى بطاقتها في مكانها على اللوحة. ويعدّل المعاينةَ الشخصُ الذي يتولى عرضها، أو من يحق له تعديل صفقتها.

وكما في العملاء المحتملين، لا توجد أقفال للتعديل. فإن غيّر أحدٌ مرحلة الصفقة أو من يتولاها بعد أن فتحت صفحتها، يُرفض حفظك مع بيان من غيّرها ومتى، وتعرض الصفحة الصفقة كما هي الآن. ويُعلَّم التغيير الذي يجريه شخص غير متوليها في السجل الزمني وفي سجل التدقيق. ولا تخضع أنظمة شركتك نفسها، عبر واجهة البرمجة، لهذه القاعدة.

المسارات

تحوي الإعدادات، إدارة العملاء، المسارات مسارات شركتك: اسم بكل لغة، وغرض (إيجار، بيع، ملّاك، أخرى)، وأيام الخمول، ومراحل. ولكل مرحلة اسم بكل لغة، ونوع (مفتوحة، رابحة، خاسرة)، واحتمال. اسحب المراحل لترتيبها ثم احفظ. والمسار أو المرحلة التي تحوي صفقات تُؤرشف ولا تُحذف أبداً. وقد تزرع حزمة بداية المنطقة مسارات جاهزة (حزمة أبوظبي تزرع الإيجار والبيع واستقطاب الملّاك)، وتعدّلها أو تعيد تسميتها بحرية.

وتحدد كل لوحة أيضاً ما تفعله بعملائها المحتملين:

• فتح صفقة لكل استفسار جديد: العميل المحتمل الذي توجّهه خياراتك إلى هذه اللوحة يفتح صفقته تلقائياً، في المرحلة التي يحددها الخيار (وإلا ففي أول مرحلة مفتوحة)، ويتولاها صاحب العميل المحتمل. متوقف حتى تفعّله.
• الأزرار على عملائها المحتملين: أي من “أنشئ عقد إيجار” و”أنشئ صفقة” و”أنشئ إعلاناً” يعرضه عملاؤها المحتملون. ألغِ تحديد ما لا يفعله هذا الفريق أبداً من عميل محتمل.
• المستندات المطلوب جمعها من عملائها المحتملين: تُعرض أولاً عند إضافة مستند إلى عميل محتمل.
• ما حدث، على عملائها المحتملين وصفقاتها: قائمة اللوحة الخاصة لـ”سجّل نشاطاً”، بكل لغة، بدلاً من الملاحظة والمكالمة والاجتماع والرسالة والبريد. ويمكن للبند أن ينقل الصفقة إلى مرحلة: تسجيل “أُرسلت التوقعات” قد ينقلها إلى “أُرسلت التوقعات المالية”. ويُسجَّل الانتقال على أنه من الشخص الذي سجّل البند.

ويكون العميل المحتمل على لوحة أحدث صفقة مفتوحة له، وإلا فعلى اللوحة التي توجّهه إليها إجاباته.

أسباب الخسارة

الإعدادات، إدارة العملاء، أسباب الخسارة هي القائمة المعروضة عند خسارة صفقة: مفتاح، واسم بكل لغة، وترتيب.

لوحة الصفقات

قائمة الصفقات ولوحتها طريقتان لعرض الصفقات نفسها، ولكل منهما قائمة المسار في بداية رأسها (وتعرض القائمة أيضاً كل المسارات): تبدّل الأيقونات بجانب عوامل التصفية بينهما، ولكلتيهما مربع البحث وعوامل التصفية نفسها (من يتولى الصفقات، وقسمها، والتي تحتاج إلى متابعة أو تجاوزت تاريخ الإغلاق المتوقع)، وتبقى عند التبديل. تعرض لوحة الصفقات مساراً واحداً في كل مرة، تختاره من قائمة المسار في بداية رأسها: عمود لكل مرحلة فعّالة وبطاقة لكل صفقة مفتوحة تحمل اسم الشخص، وشارة “متأخرة” أو “دون حركة” عند الحاجة، ومرجعها ووحدتها، والإغلاق المتوقع، واحتمالها شريطاً، والأحرف الأولى ممن يتولاها، والقيمة. وتفتح العين على البطاقة عرضاً سريعاً للصفقة في لوحة جانبية، مع زر “تعديل” لمن يحق له تغييرها. وإذا كان دورك يسمح بتغيير المسارات، فاسحب العمود من مقبضه لإعادة ترتيب المراحل، واستخدم إضافة عمود، في آخر اللوحة، لإضافة مرحلة (اسم بالإنجليزية والعربية، واحتمال إن شئت)؛ وتُضاف قبل مرحلتَي الربح والخسارة. اسحب البطاقة إلى عمود آخر لنقل الصفقة، أو استخدم اختيار المرحلة وزر “انقل” على البطاقة. وكلاهما يسجل الانتقال تماماً كما تفعل صفحة الصفقة.

المبيعات والتأجير

لعرض صفقات البيع أو التأجير وحدها، صفِّ قائمة الصفقات أو اللوحة بحسب الغرض؛ ولا يضم الشريط الجانبي قسمَي المبيعات والتأجير. لكل مسار غرض (البيع أو التأجير أو الملاك أو غير ذلك)، وتبدّل قائمة المسار في بداية الرأس بينها. وعند ربح صفقة تأجير، تعرض صفحتها أنشئ عقد إيجار، معبأً من عقار الصفقة وشخصها وقيمتها، فيبدأ العقد حيث انتهت الصفقة.

المعاينات

تُجدوَل المعاينة على صفقة بزر “جدوِل معاينة”: الوحدة، والموعد، ومن يعرضها. وبعدها تُحدَّد كمنجزة مع الانطباع ومدى اهتمام الشخص (منخفض، متوسط، مرتفع)، أو ملغاة، أو لم يحضر. ولكل معاينة مرجع (VW-XXXXXXXX). وتظهر المعاينات القادمة في أعمالي.

فوق قائمة المعاينات، شريط يعرض معايناتك بحسب الحالة (مخطط لها، تمت، ملغاة، فائتة) بألوان تسمياتها، ثم كل المعاينات، والمخطط لها اليوم وفي الأيام السبعة القادمة، والتي بانتظار التسجيل (مضى وقتها ولم يسجّل أحد نتيجتها)، والمنجزة هذا الشهر (مقارنةً بالأيام نفسها من الشهر الماضي)، والمسندة إليك. يفتح كل منها القائمة مصفّاةً به.

أعمالي

أعمالي صفحة واحدة في أعلاها بطاقة لكل قسم: اسمه، وعدد ما ينتظر فيه (بالأحمر إذا تأخر بعضه)، وملخص قصير. انقر على البطاقة لفتح قسمها؛ والمفتوحة محاطة بإطار. الأقسام هي:

• عملاؤك المحتملون بانتظار الرد الأول، مع الوقت المتبقي أو مقدار التأخير؛
• مهامك: المتأخرة، واليوم، والأيام السبعة القادمة، والعاجلة أولاً؛ وتحت أسندتُها المهام المفتوحة التي أسندتها إلى غيرك ولمن أُسندت كل منها؛
• طوابير أقسامك، مع زر “استلم” على كل عميل محتمل (يُعرض بلا بيانات الشخص)؛
• معايناتك اليوم والقادمة، والمعاينات التي تنتظر التسجيل؛
• صفقاتك المفتوحة التي تجاوزت إغلاقها المتوقع، أو خملت أطول من أيام خمول مسارها؛
• صفقات الملّاك التي تتولاها وقد اعتُمد كل مستند إلزامي لمالكها، فصار جاهزاً للإدراج؛
• للمديرين: العملاء المحتملون المصعَّدون والعملاء المحتملون المفتوحون لكل عضو.

و”اليوم” هو يوم شركتك نفسه. وتَعُد الشارة بجانب أعمالي في الشريط الجانبي المهام المتأخرة، والعملاء المحتملين الذين تجاوزوا هدف الرد الأول، والمعاينات المجدولة التي فات موعدها. وتعرض قائمة الانتباه في لوحة المعلومات البنود نفسها على مستوى الشركة لمن يحق له رؤيتها.

الخطوات التالية

• عميلك المحتمل الأول: الدقائق الأولى مع استفسار جديد.
• العقارات: الإعلانات والمناطق والموقع الإلكتروني.