إدارة الأملاك

يضم قسم إدارة العقارات في الشريط الجانبي شاشتين: الملّاك والمستأجرون، وتضم شاشة المستأجرون عقود الإيجار. الملّاك هم أصحاب العقارات التي تديرونها؛ وعقود الإيجار هي العقود وراء العقارات التي تدرجونها للإيجار. أما تحصيل الإيجار فيتم من شاشة دفعات الإيجار تحت المالية.

الملّاك

تعرض شاشة الملّاك كل مالك مع بيانات الاتصال (مخفية جزئيًا كما في الاستفسارات)، وحد الموافقة على الإصلاحات، وعقاراته، وحالة دعوته إلى مساحة المالك. كل تغيير يُدقَّق.

• اربطوا العقار بمالكه من الإعلان. وحدّدوا العمولة (لبيوت العطلات) والرسوم على الإيجار (للعقارات المؤجَّرة) على العقار نفسه. أما نسب المالك القديمة فتبقى بديلًا للعقارات التي لا تحدد نسبة؛ ولم يعد نموذج المالك يعرضها.
• بيانات اتصال المالك وملاحظاته بيانات شخصية: مشفّرة، ومخفية جزئيًا في القوائم، وتشملها أدوات البحث والمحو الخاصة بكل شخص. محو مالك يُبقي السجل وعقاراته معطّلة.
• المالك ليس حساب موظف أبدًا. يسجّل دخوله إلى مساحته الخاصة فقط.

تبدأ صفحة المالك ببطاقة رأس: اسمه، ونشط أم لا، وعدد عقاراته، ومستنداته المعتمدة من بين المطلوبة، ومساحة المالك، وطرق التواصل معه (كاملة فقط لمن يحق له رؤية بيانات اتصال الملّاك). يأتي كشف الحساب أولاً، وبجانبه طلب المستندات ودعوة إلى مساحة المالك، والباقي تحت ⋯.

مستندات المالك

حين يتعاقد معكم مالك، يسلّمكم مستندات: هويته، وسند ملكية كل عقار، واتفاقية الإدارة الموقّعة، وغير ذلك. يطلبها مجالي ويجمعها ويتابعها على سجل المالك.

• أنواع المستندات قائمة خاصة بشركتكم، تحت الإعدادات، ثم إدارة العقارات، ثم أنواع المستندات: اسم بكل لغة، وهل يُطلب من المالك أم عن كل عقار من عقاراته، وهل هو إلزامي، وهل له تاريخ انتهاء (فيُطلب تاريخ انتهائه عند الموافقة عليه، مع تذكير قبله). تبدأ شركات أبوظبي بالهوية الإماراتية للمالك أو جواز سفره، والوكالة حين يوقّع أحد نيابة عن المالك، واتفاقية الإدارة الموقّعة، وخطاب بنكي يحمل رقم IBAN، وسند ملكية كل عقار. والنوع المستخدَم يُنحّى جانبًا ولا يُحذف أبدًا.
• طلب المستندات في صفحة المالك يعرض أنواعكم، والإلزامية منها محددة مسبقًا. يتلقى المالك رسالة بريد واحدة بالقائمة ورابطًا إلى مساحة المالك. والمستند الذي طُلب أو استُلم أو تمت الموافقة عليه لا يُطلب مرتين أبدًا.
• يرفع المالك كل مستند من مساحة المالك، من الهاتف أو الحاسوب: ملف PDF، أو صورة JPEG أو PNG أو WebP، بحد أقصى 15 ميغابايت، ويُفحص الملف بحسب محتواه. ويمكنكم أيضًا رفع نسخة سلّمها لكم المالك، من صفحة المستند. وتُحفظ كل عملية رفع.
• أين تُحفظ الملفات: في التخزين المربوط لدى شركتكم فقط (انظروا الإعدادات)، لا على عنوان عام أبدًا، وبأسماء ملفات لا تحمل اسم شخص أبدًا. وتُزال من الصورة بيانات موقعها وسائر بياناتها الوصفية. يفتح الموظفون الذين يحق لهم رؤية المالك، والمالك نفسه، الملف عبر مجالي؛ وتُسجَّل كل عملية فتح في سجل التدقيق.
• المراجعة: تُنشئ كل عملية رفع مهمة “مراجعة” للشخص الذي طلب المستند. وفي صفحة المستند، وافقوا عليه (مع تاريخ انتهائه حين يكون للنوع تاريخ انتهاء) أو أعيدوه مع سبب يقرؤه المالك.
• الانتهاء: قبل أن ينتهي مستند تمت الموافقة عليه، يتلقى من راجعه مهمة. وفي يوم انتهائه، يُطلب من المالك مستند جديد في مساحته.
• التقدم: تعرض قائمة الملّاك لكل مالك عدد مستنداته الإلزامية الموافق عليها من أصل المطلوب (مثلًا 3 / 5)، وترشّح على “مستندات غير مكتملة”؛ ولصفحة المالك تبويب المستندات. ولا تمنع المستندات الناقصة شيئًا: الإدراج والتأجير ومساحة المالك تعمل كما كانت.

محو البيانات الشخصية لمالك يحذف ملفاته من تخزينكم، ويُبقي ما طُلب ومتى.

دعوة المالك

اضغطوا دعوة إلى مساحة المالك في سجل المالك. يتلقى المالك رابطًا يُستخدم مرة واحدة، صالحًا 15 دقيقة، يفتح جلسة مدتها 30 يومًا في مساحة المالك. ويُظهر فتح الرابط زر تسجيل الدخول: لا يُستخدم الرابط إلا عند الضغط عليه، فلا تستهلكه برامج فحص البريد التي تفتح الروابط. طلب أكثر من خمسة روابط لعنوان واحد في ساعة يوقف ذلك العنوان مؤقتًا. تعرض شاشة الملّاك ما إذا كانت الدعوة معلّقة أو مقبولة، وآخر تسجيل دخول.

ما يراه المالك

مساحة المالك تطبيق مصمم للهاتف أولًا بهوية شركتكم، يمكن تثبيته من متصفح الهاتف. ولا يعرض إلا عقارات المالك نفسه. على الهاتف يضم الشريط في أسفل الصفحة العقارات والتقويم وعقود الإيجار والصيانة (وتأخذ المستندات وكشوف الحساب مكانًا شاغرًا حين لا تدير شركتكم أحدها)، ويفتح المزيد المستندات وكشوف الحساب والفريق والملف الشخصي. وعلى الحاسوب يعرضها الشريط الجانبي كلها.

• العقارات: ليالي هذا الشهر والإقامات المدفوعة والصافي المستحق لكل عقار.
• التقويم لكل عقار (ما دامت شركتكم تدير الحجوزات): يُختار العقار من قائمة بصورة كل عقار، ويعرض الشهر كل إقامة كشريط (التواريخ والحالة فقط، ولا اسم ضيف أبدًا)، ويُحاط اليوم بدائرة. ويفتح حجب التواريخ نافذة لإقامة المالك الخاصة ضمن قواعد العقار؛ وإزالة تطلب التأكيد أولًا، وتعمل ما دام لا يغطي التواريخ أي حجز.
• عقود الإيجار (ما دامت شركتكم تدير عقود الإيجار): بطاقة لكل عقد، الساري أولًا، مع اسم المستأجر والمدة والإيجار وآخر موعد للإشعار وأي تجديد، وعدد الدفعات المستلمة والمتأخر منها، والدفعات نفسها. لا يُعرض بريد المستأجر ولا هاتفه أبدًا.
• الصيانة (ما دامت شركتكم تدير الصيانة): ما ينتظر موافقته أولًا، بطاقة لكل طلب مع التكلفة التقديرية مقابل حد موافقته، وموافقة أو رفض مع ملاحظة اختيارية؛ ثم أوامر الصيانة الجارية والمنجزة في آخر 90 يومًا، مع الرسوم المحمّلة عليه.
• المستندات: كم استُلم مما طُلب، وما يجب إرساله (ويفتح كل رفع نافذة لملف PDF أو صورة)، وما استلمتموه، مع أي تاريخ انتهاء.
• كشوف الحساب، واحد لكل شهر (انظروا أدناه).
• الملف الشخصي: اسم المالك وهاتفه، ويغيّرهما بنفسه؛ وبريده معروضًا للقراءة فقط لأنه يسجّل الدخول به (ويغيّره فريقكم في سجل المالك)؛ وطريقة التواصل مع شركتكم؛ وتسجيل الخروج.

ورابط الدخول في بريد عن مستند أو إصلاح يفتح تلك الصفحة بعد أن يؤكد المالك.

فريق المالك في مساحة المالك

يستطيع المالك الذي يدير أملاكَه فريقُه الخاص أن يمنح الوصول إلى مساحته لثلاثة أشخاص كحد أقصى، لكلٍّ منهم بريده الإلكتروني. يضيفهم المالك من الفريق في مساحة المالك، بزر إضافة؛ ويستطيع فريقكم فعل ذلك من تبويب الأشخاص في صفحة المالك، ومنه يُرسَل رابط دخول جديد أيضاً.

• يعرض الفريق المالك أولًا، ولا يُزال أبدًا، ثم أشخاصه.
• يتلقى كل شخص بريداً فيه رابط يُستخدم مرة واحدة، ثم يسجّل الدخول لاحقاً ببريده هو، كما يفعل المالك.
• يرى ما يراه المالك، عدا الفريق. ويُظهر رأس الصفحة من هو ونيابةً عمّن. وفي ملفه الشخصي لا يغيّر إلا اسمه.
• يُسجَّل ما يفعله باسمه: مستند رفعه، أو ردّ على طلب صيانة، أو تواريخ حجبها.
• إزالة تطلب التأكيد أولًا؛ وتنهي وصوله عند نقرته التالية. ويؤدي إيقاف المالك أو محو بياناته إلى إزالة أشخاصه أيضاً.
• اسمه وبريده بيانات شخصية تشملها أدوات البحث عن الشخص وتصدير بياناته ومحوها.

كشوف الحساب

يُحسب كشف الحساب من السجلات؛ لا شيء يُكتب يدويًا. ويعرض لكل عقار وشهر:

• ليالي الإقامات المدفوعة وإجماليها وبنود الرسوم والعمولة بنسبة المالك أو نسبة العقار المتجاوزة والصافي المستحق؛
• الإيجار المسجَّل في ذلك الشهر لعقود المالك، ناقص الشيكات المرتجعة المسجَّلة في ذلك الشهر، ورسومكم وحصة المالك؛
• رسوم الصيانة المسجَّلة في ذلك الشهر على المالك، ناقص ما أُلغي منها في ذلك الشهر، مخصومة مما هو مستحق.

تُجمع المبالغ لكل عملة على حدة ولا تُضاف أبدًا عبر العملات. لا تظهر التأمينات أبدًا: فهي مال المستأجر. وفي لوحة الإدارة يعرض زر كشف الحساب في سجل المالك الأرقام نفسها لشهر تختارونه. وتطبع لوحة الإدارة ومساحة المالك الكشف أو تحفظانه بصيغة PDF عبر المتصفح.

كشف الحساب لا يتغير بأثر رجعي أبدًا: انظروا “كيف تُؤرَّخ الأموال” في المالية.

ويطبع زر طباعة أو حفظ PDF في مساحة المالك الكشف نفسه على ورق A4: ترويسة شركتكم (الشعار والاسم والمكتب والهاتف والبريد والموقع والرخصة التجارية، من الإعدادات > بيوت العطلات وهويتكم)، والفترة، وتاريخ الإصدار ورقم الكشف، ولمن أُعدّ، وملخصًا ينتهي بالمبلغ المستحق، وجدولًا لكل جزء.

عقود الإيجار

يُنشأ عقد الإيجار على عقار مدرج للإيجار. ويسجّل:

• المستأجر، وهو شخص في جهات الاتصال لديكم، يُختار في بحث المستأجر أو يُضاف عبر أضف شخصاً (يُعثر عليه بالبريد ثم بالهاتف، أو يُنشأ)؛ والمستأجر الذي هو شركة يحتفظ باسم شركته إلى جانب الشخص الموقّع؛
• الاستخدام (سكني أو تجاري) وما إذا كان العقار مفروشًا؛
• المدة (تاريخا البداية والنهاية، شاملين)، والإيجار السنوي، والعملة، وعدد الدفعات؛
• المؤجّر (مالك العقار، أو فارغ لعقار شركتكم نفسها) ورسوم الإدارة التي تأخذ افتراضيًا رسوم العقار على الإيجار، وإلا رسوم المالك؛
• التأمين الذي يأخذ افتراضيًا نسبة شركتكم من الإيجار السنوي (مفروش أو غير مفروش)؛
• رقم التسجيل لدى الجهة المختصة، تحت اسم السجل المعتمد لدى شركتكم، وتاريخه؛
• عضو الفريق الذي يتولاه.

لا تُخزَّن على العقد وثيقة هوية ولا نسخة ولا مرفق. كل تغيير يُدقَّق.

تبدأ صفحة عقد الإيجار ببطاقة رأس: المستأجر، والحالة، والاستخدام، والمرجع، والإيجار السنوي مع المدة، وطرق التواصل مع المستأجر (مخفية جزئياً لمن لا يحق له رؤيتها)، والعقار، ومن يتولاه، والموعد النهائي للإشعار، وتنبيه حين يتجاوز تاريخ انتهائه أو ينتهي خلال 90 يوماً أو لم يُسجّل بعد. يأتي تفعيل (المسودة) أو تجديد (العقد الساري) أولاً، والخطوات التالية بجانبه، والباقي تحت ⋯.

من المسودة إلى النهاية

لا شيء ينهي عقدًا من تلقاء نفسه. العقد الذي تجاوز نهايته من دون عقد لاحق نشط يُعلَّم حتى تنهوه أو تجددوه.

الجدول والشيكات

يحتاج التفعيل إلى جدول دفعات الإيجار. دعوا مجالي يقسّم إيجار المدة على عدد دفعات العقد بالتساوي (أي باقٍ يُضاف إلى الأولى؛ والأولى تستحق في تاريخ البداية؛ ونهايات الشهور تُضبط)، أو أدخلوا الصفوف واحدًا واحدًا. الجدول الذي لا يساوي مجموعه إيجار المدة تحذير لا رفض. الصفوف التي لا تزال مستحقة يمكن تعديلها؛ أما المستلمة والمرتجعة والملغاة فهي سجل تاريخي.

تحمل كل دفعة تاريخ استحقاقها ومبلغها وطريقتها (شيك أو تحويل أو نقدًا أو بطاقة أو أخرى)، مع رقم الشيك والبنك والمرجع عند تسجيلها.

التأمينات

يأخذ مبلغ التأمين قيمته الافتراضية من إعدادات عقود الإيجار. وعند نهاية العقد تسجّلون ما أُعيد وما احتُجز مع ملاحظة. ومع تفعيل الصيانة يُملأ إنهاء عقد الإيجار مسبقًا من خصومات فحص الإخلاء ورسوم المستأجر غير المدفوعة، وغياب فحص الإخلاء تنبيه قائم بذاته. لا تظهر التأمينات أبدًا في كشف حساب المالك، ولا يحتفظ مجالي بالمال أبدًا.

التسجيل

سجّلوا رقم التسجيل الذي منحه سجل سوقكم، حيث تُسجَّل العقود (توثيق في أبوظبي مثلاً)، وتاريخه. لا يُستخدم الرقم إلا مرة واحدة. العقد النشط من دون رقم يُعلَّم في أعمالي ولوحة المعلومات حتى تسجّلوه.

الإشعارات والتجديد

يعرض العقد آخر موعد لإشعار التجديد: نهاية العقد ناقص مدة الإشعار المعتمدة لدى شركتكم، السكنية أو التجارية. تسجيل إشعار يحفظ متى أُعطي ومن أعطاه وقصده: التجديد أو المغادرة أو شروط جديدة أو الإخلاء. الإشعار المتأخر، أو إشعار الإخلاء الأقصر من مدة شركتكم، تحذير.

تجديد ينشئ مسودة عقد لاحق واحد يبدأ في اليوم التالي للنهاية، بالإيجار نفسه وعدد الدفعات نفسه. الإيجار الذي يزيد على السابق بأكثر من سقف شركتكم تحذير. تفعيل العقد اللاحق ينهي العقد السابق بصفته مجددًا وينقل تأمينه إليه.

إعدادات عقود الإيجار والتحذيرات

تضم الإعدادات، ثم إدارة العقارات، ثم إعدادات عقود الإيجار قواعد شركتكم: اسم السجل بكل لغة، وما إذا كانت الإشعارات تُحسب بالأيام أو بالشهور، وإشعار التجديد للعقود السكنية وللعقود التجارية، وإشعار الإخلاء، وسقف زيادة الإيجار (الفراغ يعني لا سقف)، ونسبتي التأمين للعقارات غير المفروشة والمفروشة، ونافذة التجديد بالأيام. تبدأ فارغة، أو من حزمة بداية منطقتكم حيث توجد (أبوظبي: توثيق، إشعار شهرين وثلاثة شهور، 12 شهرًا للإخلاء، سقف 0% منذ 3 يونيو 2026، تأمين 5% و10%، نافذة 30 يومًا)، وتحتفظ بتغييراتكم. تعرض الشاشة ما لا يزال ناقصًا.

كل قاعدة تحذير لا رفض: ترون الحد القانوني وتقررون.

من يرى عقد الإيجار

من لديه صلاحية “رؤية كل عقود الإيجار” يراها جميعًا؛ وغيره يرى العقود التي يتولاها. يظهر بريد المستأجر وهاتفه كاملين في عقودكم أنتم؛ وفيما عدا ذلك يحتاجان إلى صلاحية كشف البيانات ورمز جديد، وكل عرض يُدقَّق. وحين يغادر أحد الفريق تبقى عقوده بلا متولٍّ حتى تُعاد إسنادها.

التنبيهات والسجل الزمني

تعرض أعمالي وشارتها ولوحة المعلومات الإيجار المستحق خلال سبعة أيام، والإيجار المتأخر، وقرارات التجديد داخل النافذة قبل آخر موعد للإشعار، والعقود النشطة من دون رقم تسجيل، والعقود التي تجاوزت نهايتها. لا يُرسل أي بريد.

يعمل تسجيل النشاط وإضافة متابعة على عقد الإيجار. ويمكن إنشاء عقد إيجار من استفسار أو من صفقة تأجير، معبأً من الشخص والعقار والمالك والقيمة.

مساحة المستأجر

يحصل مستأجرو عقاراتكم على تطبيق خاص بهم، على <company>.tenants.majali.app (أو نطاقكم الخاص)، بهوية شركتكم، ويمكن تثبيته من الهاتف. ويحتاج إلى أن تتضمن باقتكم مساحة المستأجر.

• الدعوة: في عقد الإيجار، يرسل زر دعوة إلى مساحة المستأجر إلى المستأجر رابط تسجيل دخول (ويحتاج العقد إلى بريده). وتعرض قائمة عقود الإيجار لكل مستأجر هل لم تتم دعوته، أو دُعي، أو سجّل دخوله.
• تسجيل الدخول: رابط يُستخدم مرة واحدة، صالح 15 دقيقة، يفتح جلسة مدتها 30 يومًا عند الضغط على زر تسجيل الدخول. وطلب أكثر من خمسة روابط لعنوان واحد في ساعة يوقف ذلك العنوان مؤقتًا. ورابط تسجيل الدخول هو البريد الوحيد الذي يتلقاه المستأجر على الإطلاق.
• عقاري: العقار والمدة، والدفعة المستحقة التالية، وبلاغات الإصلاح المفتوحة مع موعد زيارتها، والتأمين، والشخص الذي يتولى العقد. ويختار المستأجر الذي له عدة عقود العقار من قائمة بصورة كل عقار؛ ولا تظهر المسودات أبدًا، وتظهر العقود المنتهية لمدة سنة.
• الدفعات: الجدول مع تاريخ استحقاق كل دفعة ومبلغها وطريقتها ورقم شيكها، وهل استُلمت أو ارتُجعت أو هي مستحقة أو متأخرة؛ والرسوم المحمّلة عليه. ولا يُدفع شيء في المساحة.
• الصيانة (ما دامت شركتكم تدير الصيانة): بلاغاته مع حالتها والزيارة، والإبلاغ عن مشكلة: نوع المشكلة، وما الخلل، وأين (غرفة من العقار كما تمر بها فحوصاته)، وتفاصيل أكثر، وهل يجوز دخول العقار، وما يصل إلى خمس صور تُلتقط بالكاميرا أو تُختار من الهاتف. ويفتح ذلك أمر صيانة يبلّغ عنه المستأجر.
• عقدي: بيانات العقد، وفحص الدخول بعد إجرائه.
• التجديد أو المغادرة: ما دام العقد نشطًا ولم يُسجَّل إشعار، يجيب المستأجر: التجديد لسنة أخرى، أو التجديد بشروط جديدة، أو المغادرة عند نهاية العقد. وتُسجَّل الإجابة مرة واحدة إشعارًا منه، مؤرخًا بذلك اليوم، وتظهر في تنبيهات التجديد لديكم. أما التجديد نفسه فيبقى عليكم إجراؤه.
• الملف الشخصي: اسمه وهاتفه ولغة رسائله، ويغيّرها بنفسه؛ وبريده للقراءة فقط لأنه يسجّل الدخول به (ويغيّره فريقكم في صفحة جهة الاتصال)؛ والشخص الذي يتولى عقده، وطريقة التواصل مع شركتكم، وتسجيل الخروج.

محو البيانات الشخصية لمستأجر يغلق حسابه وينهي جلساته.

دفعات الإيجار

تعرض شاشة إيجارات العقود تحت المالية كل دفعة من كل عقد، والمتأخرة ودفعات هذا الأسبوع أولًا. ومن هناك، أو من تبويب الجدول في العقد:

• تأكيد الاستلام: التاريخ والطريقة وتفاصيل الشيك أو التحويل. يُسجَّل الاستلام في يوم شركتكم مع المؤجّر ومبلغ الرسوم في تلك اللحظة، ولا يتغيران أبدًا.
• شيك مرتجع: يسجّل عكس القيد في يوم تسجيله. ثم إضافة دفعة بديلة للشيك الجديد.
• إلغاء: لدفعة لن تُحصَّل أبدًا، كالدفعات التالية لإنهاء مبكر.

تكون الدفعة متأخرة حين تكون مستحقة وقد مضى تاريخها؛ لا يخزّن ذلك شيء، فتختفي لحظة استلامها. انظروا المالية لمعرفة كيف تصل الإيصالات إلى كشف حساب المالك.