المالية

يُفتح قسم المالية على نظرة عامة، ثم يعرض شاشات الأموال لكل خط من خطوط العمل: دفتر الأستاذ العام ومبيعات العقارات وإيجارات العقود وبيت عطلات ورسوم الصيانة. تُفتح قائمة المالية لدوري المسؤول الأعلى والمدير افتراضياً، ولأي دور يحمل صلاحية رؤيتها؛ وتبقى دفعة الإيجار تُفتح من عقدها، ورسوم الصيانة من أمرها، لمن يعمل عليهما. لا يحتفظ مجالي بالأموال ولا يستقبلها ولا يحوّلها أبدًا: كل تحصيل وردّ مبلغ يتم في حسابات شركتكم، ويسجّل مجالي النتيجة.

نظرة عامة

تعرض النظرة العامة شهرًا واحدًا في كل مرة، هذا الشهر ما لم تختاروا شهرًا آخر من الأشهر الاثني عشر الأخيرة، بإحدى عملاتكم (الأولى ما لم تختاروا غيرها). تختارونهما تحت التصفية حسب أعلى الصفحة، وإزالة عوامل التصفية تعيد هذا الشهر. لا تُجمع مبالغ العملات المختلفة معًا أبدًا.

• بطاقة لكل خط: إيجارات العقود وبيت عطلات ومبيعات العقارات ورسوم الصيانة. تعرض كل منها إجمالي الشهر، وتغيّره عن الشهر السابق بجوار اسم الخط، وأرقامه: الإيجار المستلم والمرتجع والرسوم المكتسبة ونسبة التحصيل؛ والإقامات المدفوعة والتأمينات والمبالغ المردودة والإشغال؛ والمبيعات الرابحة وحجم المبيعات ومتوسط النسبة؛ والرسوم على الملاك وعلى المستأجرين والملغاة. تفتح كل بطاقة شاشتها.
• الأموال الداخلة والخارجة على مدى اثني عشر شهرًا: ما دخل فوق الخط، والمبالغ المردودة والشيكات المرتجعة تحته.
• الدخل بحسب المصدر: عمولة المبيعات وعمولة التأجير ورسوم الإيجار والعمولة على الإقامات، ولكل منها حصته من الشهر.
• توقعات الإيرادات، شهريًا أو ربع سنوي أو سنويًا: دخل الشركة المكتسب في كل فترة، ومن الفترة الحالية فصاعدًا ما اكتُسب مضافًا إليه ما سيأتي. وما سيأتي هو رسم كل دفعة إيجار ما زالت مستحقة، وعمولة كل إقامة مؤكدة لم تُدفع بعد، وعمولة كل صفقة مفتوحة بحسب احتمالها، في شهر إغلاقها المتوقع. ولا تعرض الفترات البعيدة إلا ما هو محجوز أو في مسار الصفقات.
• المُحصَّل بحسب الخط: إيجار الشهر وإقاماته وتأميناته، ولكل منها حصته.
• الإيجار المتأخر بحسب العمر (من 1 إلى 30 يومًا، ومن 31 إلى 60، ومن 61 إلى 90، وأكثر من 90) والإيجار المتوقع خلال 30 و60 و90 يومًا القادمة.
• ما يحتاج إلى انتباه: الدفعات المتأخرة، والشيكات المرتجعة بلا بديل، ودفعات الضيوف التي تنتظر التحقق، والمبالغ المردودة قيد التنفيذ، ورسوم المستأجرين غير المدفوعة، والمبيعات الرابحة بلا عمولة. يفتح كل سطر قائمته.
• أفضل منجزي الصفقات: أعضاء الفريق الثلاثة الأعلى عمولةً على الصفقات الرابحة في الشهر، مع صفقاتهم وقيمتها.

لا يظهر كل جزء إلا لمن يرى كل السجلات التي يقرؤها: الإيجار لمن يرى كل العقود، والإقامات لمن يرى دفعات الضيوف، والرسوم لمن يرى كل أوامر الصيانة، والمبيعات لمن يرى كل الصفقات. تأتي الأرقام من السجلات نفسها التي يقرؤها دفتر الأستاذ العام وكشوف الملاك، فلا تختلف الشاشات أبدًا.

دفتر الأستاذ العام

دفتر الأستاذ العام (كان اسمه الحركات المالية) هو البند الثاني تحت المالية. يعرض كل إيصال ورسم وردّ مبلغ في فترة، الأحدث أولًا، 50 في كل صفحة. يعرض كل صف يومه ونوعه والعقار والطرف الآخر والمرجع والحالة والمبلغ.

• فوق القائمة الإجماليات: رقم لكل نوع مع حصته، ثم الأموال الداخلة والخارجة والصافي وعدد القيود. وهي بعملة واحدة في كل مرة، وتتبع البحث وعوامل التصفية.
• رأس القائمة يضم البحث (العقار أو الطرف الآخر أو المرجع أو طريقة الدفع)، والفترة (من وإلى)، وعوامل التصفية (النوع والحالة والطرف الآخر والعملة)، و**⋮** مع تصدير Excel وتصدير CSV.
• الصف يفتح تفاصيله: القيد، وعقده أو حجزه أو أمر صيانته، وعقاره، مع أزرار تفتح صفحاتها.
• الملف فيه ورقة للدفتر كله، وورقة لكل خط (الإيجار، المبيعات، بيت عطلات، الصيانة)، والإجماليات بحسب النوع. وورقة المبيعات تعرض المبيعات الرابحة في الفترة لمن يرى كل الصفقات.

يحتاج كل جزء من القائمة إلى ميزته الخاصة وصلاحية “رؤية كل شيء” الخاصة به: من لا يرى إلا عقود إيجاره لا يرى الإيجار هنا.

مبيعات العقارات

كل صفقة رابحة في لوحات المبيعات، الأحدث أولًا: يوم ربحها، والصفقة، والعقار، والمشتري، والمالك، ومن تولّاها، والسعر، ونسبة العمولة، والعمولة (المبلغ المُدخل في الصفقة، وإلا فالسعر مضروبًا في النسبة). وفوق القائمة: المبيعات الرابحة هذا الشهر، وحجم مبيعات الشهر وعمولته، ومتوسط النسبة، والمبيعات الرابحة بلا عمولة. القائمة للقراءة فقط؛ ويفتح كل صف تفاصيله، ومنها صفقته.

إيجارات العقود

كل دفعة من كل عقد إيجار، والمتأخرة ودفعات هذا الأسبوع أولًا. ويسمّي كل صف المستأجر فوق مرجع العقد. وفوق القائمة: المبلغ المتأخر، والدفعات المستحقة خلال سبعة أيام، والشيكات المرتجعة بلا بديل، ونسبة تحصيل الشهر. ابحثوا بمرجع العقد أو العقار، أو بريد المستأجر أو هاتفه، أو شركة المستأجر أو البنك. ويفتح الصف تفاصيله، ومنها الدفعة أو العقد أو العقار. من هنا تؤكدون استلام دفعة، أو تسجّلون شيكًا مرتجعًا، أو تلغون دفعة، أو تضيفون شيكًا بديلًا. القواعد في إدارة الأملاك.

ما يحفظه الإيصال عند تسجيله:

• يوم تسجيله بالمنطقة الزمنية لشركتكم؛
• مؤجّر العقد في تلك اللحظة؛
• مبلغ الرسوم في تلك اللحظة.

تكون الدفعة متأخرة حين تكون مستحقة وقد مضى تاريخها. الصفوف المستلمة والمرتجعة والملغاة سجل تاريخي لا يمكن تعديله.

بيت عطلات

كل دفعة ضيف وتأمين وردّ مبلغ صف هنا، مع حجزه والضيف والعقار وما يدفعه وطريقة الدفع والمبلغ والحالة. وتُحفظ معرّفات مزوّد الدفع تحت تفاصيل مزوّد الدفع في صفحة الصف. ويفتح الصف تفاصيله، ومنها الدفعة أو الحجز أو العقار. وفوق القائمة: التأمينات المحتفظ بها، والدفعات قيد المعالجة، وما ينتظر التحقق، والمبالغ المردودة قيد التنفيذ. قيد المعالجة والفاشلة والمدفوعة حالات متمايزة. يحتفظ الصف بالموصّل الذي مرّ عبره حتى بعد تغيير ذلك الموصّل.

من الحجز:

• لا تُسجَّل دفعة البطاقة مدفوعة إلا بعد تسوية متحقق منها مع المزوّد: يتطابق الحساب والحجز والمحاولة والمبلغ والعملة جميعًا؛
• الدفعة البنكية يسجّلها الموظفون مدفوعة مع مرجع البنك، بعد رمز جديد؛
• ردّ المبلغ ثلاث خطوات: الموافقة على الإفراج عن التأمين، وبدء الردّ، وتأكيد إعادة الدفع. الردّ البنكي يحتاج إلى مرجع إعادة الدفع الفعلي. وردّ المبلغ القديم الذي لا دليل على إعادة دفعه يُحتجز للمطابقة مع بقاء مبلغه كما هو.

يحتاج تسجيل الدفعات وردّ المبالغ إلى صلاحية تسجيل الدفعات، التي يحملها دورا المدير والمسؤول الأعلى افتراضيًا. كل صف موجود في سجل التدقيق وفي تصدير شركتكم.

رسوم الصيانة

فوق القائمة: ما حُمّل على الملاك هذا الشهر، وما لم يدفعه المستأجرون بعد، وما دفعه المستأجرون هذا الشهر، وما أُلغي. ويفتح الصف تفاصيله، ومنها الرسم أو أمر الصيانة أو العقار. كل رسم مسجَّل على أمر صيانة: وصفه ومبلغه وعملته والجهة الدافعة ومرجع فاتورة المقاول ويوم قيده والمالك الذي قُيّد عليه وما إذا كان قد أُلغي أو سُوّي.

• الرسوم المحمّلة على المالك تُخصم في كشف حسابه.
• الرسوم المحمّلة على المستأجر تظهر في عقد الإيجار ويمكن تسجيلها مدفوعة.
• لا يُعدَّل الرسم أبدًا. الخطأ يُلغى (عكس قيد في يومه) ويُسجَّل من جديد.

موصّلات الدفع

تضم الإعدادات، ثم المالية، ثم موصّلات الدفع الطرق التي يجوز لضيوفكم الدفع بها، بطاقة لكل طريقة. حفظ المفاتيح أو تغييرها يطلب رمزًا جديدًا. تُخزَّن المفاتيح مشفّرة ولا تُعرض مرة أخرى أبدًا. للشركة موصّل نشط واحد من كل نوع.

يُسند إلى كل حجز طريقة دفعه من الموصّلات الجاهزة؛ ويمكن لطريقة الدفع الافتراضية للشركة أن تملأها مسبقًا. صفحة إقامة الضيف وحدها هي التي تتواصل مع المزوّد؛ أما لوحة الإدارة فلا تفعل ذلك أبدًا.

كيف تُؤرَّخ الأموال

تقرأ كشوف حساب الملّاك والتقارير ما حفظه كل صف عند تسجيله، لا مالك العقار الحالي ولا نسبه الحالية. وذلك اليوم هو يوم شركتكم بمنطقتها الزمنية.

تُجمع المبالغ لكل عملة على حدة ولا تُضاف أبدًا عبر العملات.

ما لا يتغير أبدًا

• الصف المقيّد: إقامة مدفوعة أو إيصال إيجار أو ارتجاع شيك أو رسم أو إلغاؤه. يحتفظ كل منها باليوم والمالك والنسب التي سُجّل بها.
• كشوف الحساب السابقة: بيع العقار أو سحبه أو إعادة تسعيره يترك الشهور السابقة كما كانت.
• المبالغ ومعرّفات المزوّد في الدفعة أو التأمين أو ردّ المبلغ، حتى عند احتجازها للمطابقة.
• تأمينات عقود الإيجار مال المستأجر ولا تظهر أبدًا في كشف حساب المالك.

إذا كان رقم ما خاطئًا، سجّلوا الإلغاء ثم الصف الصحيح: يُؤرَّخ التصحيح بيوم إجرائه، ويبقى السجل كاملًا.